Facturation électronique en PME : notre retour d’expérience
Notre PME émet ses factures électroniques depuis l’été 2026, un an avant l’obligation. Préparation, nettoyage des données, difficultés et conseils.
Notre PME émet des factures électroniques depuis l’été 2026 et en reçoit depuis septembre. L’obligation d’émettre ne nous concernera qu’en septembre 2027. Cette avance vient d’une préparation commencée dès 2023. Je raconte ici comment nous avons préparé le passage à la facturation électronique, ce qui a fonctionné et les difficultés dont on parle peu.
Le calendrier de la réforme
La réforme s’applique en deux temps pour une PME :
- Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques, par l’intermédiaire d’une plateforme agréée par l’État.
- À partir du 1er septembre 2027, les PME, TPE et micro-entreprises devront aussi émettre leurs factures au format électronique et transmettre leurs données de transaction (e-reporting).
Les grandes entreprises et les ETI émettent déjà depuis le 1er septembre 2026. Vos gros clients et fournisseurs sont donc censés avoir changé leurs pratiques avant vous.
Une préparation commencée dès 2023
J’ai étudié la réforme dès 2023, quand la plupart des entreprises et des éditeurs cherchaient encore comment elle fonctionnerait. Début 2024, nous avons remplacé notre logiciel de gestion vieillissant par Pennylane, aussi parce que l’éditeur préparait déjà la facturation électronique. L’outil a automatisé une bonne partie de la collecte des factures fournisseurs. Nos processus financiers en sont sortis plus solides.
Pennylane est aujourd’hui notre seule plateforme agréée, en émission comme en réception.
Nos volumes restent modestes : entre 10 et un peu plus de 20 factures émises par mois, et plus de 50 factures reçues.
Un été passé à nettoyer les données
Quand Pennylane a mis à disposition ses outils de préparation, j’ai consacré l’été 2026 au nettoyage de nos bases clients et fournisseurs. Je voulais profiter de tout ce que permet l’outil et garder le plus de marge possible pour être parfaitement conforme. Le chantier a porté sur trois points :
- compléter les numéros SIREN manquants,
- intégrer les codes d’adressage que certains clients nous ont fournis,
- supprimer les quelques doublons.
J’ai utilisé l’IA pour traiter ces données en masse, comparer les fiches et vérifier les informations. Tout a ensuite été revérifié à la main.
Notre dossier a servi de pilote au cabinet comptable
J’ai adopté Pennylane avant notre cabinet d’expertise comptable. Quand le cabinet a décidé de quitter ACD pour Pennylane, il a pris notre dossier comme pilote. Sur la facturation électronique, nous avons donc plus apporté au cabinet que l’inverse. Si votre cabinet n’est pas encore prêt, lancez-vous sans l’attendre.
La bascule, en deux temps
Nous avons émis nos premières factures électroniques à l’été 2026, puis reçu les premières en septembre. La réception n’a connu aucun raté. À l’émission, les difficultés sont presque toujours venues des clients.
Les difficultés dont on parle peu
Des clients pas prêts à recevoir
Plusieurs clients n’étaient pas prêts. L’un de nos grands comptes ne sait toujours pas recevoir de factures électroniques, alors que la réception est obligatoire depuis le 1er septembre 2026. Nous continuons à le facturer comme avant la réforme.
Le litige en un clic
Un client peut désormais passer une facture au statut « en litige » directement depuis sa plateforme. Certains clients le font facilement. Chaque litige nous oblige à reprendre la facture.
La facture de solde, mal comprise
Quand une prestation est facturée en plusieurs fois, la facture de solde que Pennylane émet au format électronique affiche le montant total de la prestation et la TVA totale, sans déduire les factures intermédiaires. Elle ne réclame pourtant que le reste dû, TTC. Un client qui a un service financier s’y retrouve. Beaucoup de TPE et de PME n’en ont pas et ne comprennent pas ce qu’on leur demande de payer. Nous avons découvert ce fonctionnement récemment.
Les notes de frais demandent plus de rigueur
Chez nous, la méthode du ticket de caisse est finie. Un achat professionnel doit arriver en facture électronique, avec des identifiants précis. Pennylane fournit de bons outils pour ça. Une tolérance reste pour les petites notes de restaurant. Le changement de culture est rude pour l’équipe. Il exige plus de rigueur, alors qu’elle manquait déjà avec l’ancienne méthode.
Le gain attendu
Le gain principal viendra de la collecte des factures fournisseurs. Avec plus de 50 factures reçues par mois, nous passerons beaucoup moins de temps à les chercher.
Mes conseils à un dirigeant de PME
Mon premier conseil, c’est de réunir toute l’information sur la réforme avant de choisir un outil. En 2023, il fallait la chercher. Aujourd’hui, les éditeurs sérieux documentent bien le sujet. L’État a aussi précisé plusieurs règles. Prenez le temps de lire tout ça.
Ensuite :
- Commencez par la réception, qui est déjà obligatoire.
- Choisissez une plateforme agréée qui se connecte à votre outil comptable, pour éviter les doubles saisies.
- Nettoyez vos fiches clients et fournisseurs avant la bascule : SIREN, codes d’adressage, doublons.
- Fixez une date de bascule plusieurs mois avant septembre 2027, pour garder une marge de correction.
- Si vous facturez en plusieurs fois, prévenez vos clients de la façon dont la facture de solde présente les montants.
- Préparez votre équipe au changement sur les notes de frais.
Pour toute question sur votre propre chantier, écrivez-moi.